Fungsi Juru Bicara

Banyak pendapat yang mengatakan bahwa dalam usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya, tidak ada organisasi atau lembaga, baik lembaga pemerintah maupun non pemerintah, yang dapat bergerak dalam suasana terisolasir. Artinya, tidak ada organisasi yang akan mampu mencapai tujuannya tanpa memelihara hubungan yang baik dengan berbagai pihak di luar organisasi atau lembaga yang bersangkutan sendiri. Pada tingkat negara pun, pemeliharaan hubungan itu dewasa ini sudah diterima sebagai keharusan mutlak, baik pada yang menyangkut berbagai segi kepentingan, seperti kepentingan di bidang ekonomi, pertahanan dan keamanan, politik, dan bahkan kepentingan sosial budaya. ASEAN, OPEC, APEC, dan lain sebagainya adalah beberapa contoh dari kebutuhan memelihara hubungan tersebut.

            Kebutuhan-kebutuhan tersebut timbul sebagai kenyataan bahwa sekarang ini tidak ada lagi negara yang akan mampu mencapai tujuannya tanpa berhubungan dengan berbagai negara lainnya. Prinsip yang sama berlaku bagi suatu instansi pemerintah, termasuk Departemen Luar Negeri dengan bertitik tolak dari kenyataan bahwa Departemen Luar Negeri mempunyai wewenang melaksanakan tugas-tugas pengaturan dan berkewajiban memberikan pelayanan kepada masyarakat. Dalam hal ini Kepala Biro Administrasi Menteri lah yang bertindak sebagai wakil dan Juru Bicara Departemen Luar Negeri dalam berhubungan dengan pihak di luar Departemen.

“Pemeliharaan hubungan itu bukan hanya dalam menyelenggarakan tugas-tugas pengaturan, akan tetapi juga dalam memberikan pelayanan. Bahkan pemeliharaan hubungan dengan pihak yang diatur dan yang dilayani pun perlu terpelihara dengan baik” (Siagian, 1999 : 52).

            Salah satu fungsi Juru Bicara adalah menyampaikan informasi-informasi mengenai kebijakan-kebijakan dan kegiatan organisasinya kepada publik, baik masyarakat maupun media massa. Dengan maksud pihak yang bersangkutan mempunyai pengetahuan, pengertian dan pemahaman mengenai organisasi tersebut, dengan harapan pemberian dukungan. Seperti yang dikatakan Siagian dalam bukunya “Teori dan Prektek Kepemimpinan”:

“Kebijaksanaan dan kegiatan organisasi perlu dijelaskan kepada berbagai pihak dengan maksud agar berbagai pihak itu mempunyai pengertian yang tepat tentang kehidupan organisasi perusahaan yang bersangkutan. Pengertian yang tepat diharapkan bermuara pada pemahaman dan pemberian dukungan yang diperlukan, bertolak dari kepercayaan berbagai pihak tersebut terhadap kemampuan organisasi memenuhi berbagai kepentingan yang diwakili oleh pihak-pihak yang berkepentingan itu. Yang paling bertanggung jawab untuk berperan sebagai wakil dan juru bicara perusahaan adalah pimpinan perusahaan” (1999 : 53).

Juru Bicara Departemen Luar Negeri merupakan wakil Departemen Luar Negeri, yang ditunjuk langsung oleh Menteri Luar Negeri, yang bertugas untuk menyampaikan informasi mengenai kebijakan-kebijakan Departemen Luar Negeri. Serta mengklarifikasi issu-issu atau masalah yang sedang dihadapi, guna menjaga citra Departemen Luar Negeri, baik di dalam maupun di luar Departemen dan juga menjaga citra Indonesia baik di mata bangsa Indonesia, maupun di mata dunia.

Dalam hal ini, walaupun Kepala Biro Administrasi Menteri yang merangkap jabatan sebagai Juru Bicara Departemen Luar Negeri merupakan pimpinan yang menduduki salah satu jabatan dalam Departemen, ia mempunyai pengetahuan yang memadai tentang berbagai kegiatan Departemen Luar Negeri sebagai pelaksanaan dari berbagai keputusan yang telah diambil baik oleh Menteri Luar Negeri maupun pejabat pimpinan Departemen Luar Negeri lainnya, karena selain ia mengikuti dan mengetahui seluruh kegiatan Menteri Luar Negeri juga mendampingi Menteri Luar Negeri bila bepergian atau menjalankan tugas ke luar negeri, serta mengetahui komunikasi yang masuk dan ke luar Departemen, terutama komunikasi yang ditujukan pada Menteri Luar Negeri.

“Dengan adanya struktur yang disatukannya Juru Bicara dengan jabatan Kepala Biro Administrasi Menteri ini, maksudnya adalah supaya tidak ada kesenjangan, dan ada pemahaman yang lebih mendalam dengan apa yang menjadi perhatian dari Menteri Luar Negeri dan Departemen Luar Negeri. Karena secara struktural kegiatan Kepala Biro Administrasi Menteri dekat dengan kegiatan Menteri Luar Negeri. Dengan keadaan saya merangkap jabatan Juru Bicara dengan Kepala Biro Administrasi Menteri, maka akan memahami arus komunikasi yang masuk ke Departemen karena secara tulisan, komunikasi yang masuk yang ditujukan pada Menteri Luar Negeri harus saya baca dan filter. Dalam hal yang tidak tertulis adalah, saya mengikuti semua kegiatan Menteri Luar Negeri, baik dalam menerima tamu atau pun mendampingi Menteri ke luar negeri. Dengan itu ungkapan-ungkapan dan pandangan-pandangan Menteri Luar Negeri dapat saya rekam dan ingat” (Wawancara dengan Juru Bicara Departemen Luar Negeri, 31 Desember 2002).

Dalam “Report of the Task Force on Reorientation of UN Public Information Activities”, menyatakan bahwa fungsi Juru Bicara atau spokesman adalah bahwa:

“Juru Bicara berfungsi untuk mengumpulkan informasi yang patut dijadikan berita dari Sekretariat Departemen dan kegiatan-kegiatannya di luar organisasi, lalu mengembangkannya menjadi dasar uraian materi atau penerangan singkat harian, secara aktif menyebarkan materi-materi tersebut kepada media massa (media berita), dan menanggapi pertanyaan pers yang menjadi perhatian masyarakat. Kegiatan Juru Bicara harus dekat dengan pimpinan Departemen atau Organisasi agar dapat mengembangkan pesan-pesan dan mengidentifikasikan berita-berita atau kejadian-kejadian yang menjadi ketertarikan media massa. Mempunyai akses (informasi atau pesan) langsung dari pimpinan organisasi adalah kunci utama untuk kredibilitas Juru Bicara dari para pers. Juru Bicara harus terus mengikuti dan mengetahui seluruh rencana pimpinan organisasi, juga mengikuti atau mendampingi pimpinan bila bepergian” (Report of the Task Force on Reorientation of UN Public Information Activities, Chapter III: A New Communication Structure, halaman 5).  

            Dengan demikian, berarti Juru Bicara harus mengumpulkan informasi yang patut dijadikan berita, yang kemudian dikembangkan menjadi materi informasi yang menjadi ketertarikan pers dan masyarakat mengenai organisasinya, lalu disampaikan kepada pers. Dalam mengumpulkan informasi tersebut, Juru Bicara harus mengikuti dan mengetahui seluruh kegiatan organisasinya dan mendampingi pimpinan organisasi bila bepergian agar mengetahui pandangan-pandangan, kebijakan, dan pemikiran-pemikiran pimpinan organisasi, guna menyampaikannya kepada pers dan dapat memberikan tanggapan terhadap apa yang menjadi ketertarikan pers dan masyarakat bila mereka bertanya.

Siagian berpendapat bahwa “sebagai wakil dan Juru Bicara resmi organisasi, fungsi pimpinan tidak terbatas pada pemeliharaan hubungan baik saja, tetapi harus membuahkan perolehan dukungan yang diperlukan oleh organisasi dalam usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya”. Dilanjutkannya bahwa “salah satu konsekuensi logis dari fungsi demikian ialah bahwa seorang pimpinan mutlak perlu mengetahui bukan saja bagaimana merumuskan kebijaksanaan strategik, akan tetapi juga berbagai keputusan lain yang telah diambil oleh para pejabat pimpinan yang lebih rendah. Bahkan lebih dari itu. Dituntut pula pengetahuan yang memadai tentang berbagai kegiatan yang berlangsung dalam organisasi sebagai pelaksanaan dari berbagai keputusan yang telah diambil. Pengetahuan demikian akan memungkinkannya memberikan penjelasan yang diperlukan sedemikian rupa sehingga berbagai sasaran tercapai. Artinya, dengan demikian persepsi yang tepat dari berbagai pihak dapat ditumbuhkan, seluruh kebijaksanaan yang ditempuh serta latar belakangnya dapat dipahami, salah pengertian tercengah timbulnya atau bila telah timbul dapat dihilangkan, dukungan yang diperlukan dapat diperoleh” (Siagian, 1999 : 54).

            Dari penjelasan-penjelasan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa dengan mempunyai tugas memberikan penjelasan mengenai kebijakan dan kegiatan organisasi, maka Juru Bicara berfungsi sebagai pihak yang menyampaikan informasi dan memberikan penjelasan terutama bila diajukan pertanyaan oleh pihak luar. Misalnya pada saat wawancara langsung dengan pihak media massa atau pada forum tanya jawab dalam kegiatan Press Briefing, mengenai kebijaksanaan dan kegiatan organisasi yang bersangkutan (dalam hal ini Departemen Luar Negeri), guna menumbuhkan persepsi yang tepat dan dapat dipahami dari berbagai pihak, terutama media massa. Karena media massa merupakan pihak yang memiliki peranan penting antara organisasi dengan publik, dimana media massa dapat membantu menyampaikan penjelasan mengenai kebijakan dan kegiatan organisasi tertentu kepada masyarakat luas dengan berbagai kalangan guna mendapatkan dukungan yang diperoleh organisasi dalam usaha pencapaian tujuan-tujuan tertentu. Serta bila telah timbul salah pengertian mengenai kebijakan dan kegiatan organisasi tersebut atau adanya issu yang kurang tepat dengan masalah yang sebenarnya, dapat dihilangkan atau dikembalikan pada masalah yang sebenarnya, karena fungsi lain dari Juru Bicara adalah mengklarifikasi issu atau masalah tertentu yang bersangkutan dengan organisasinya. Hal tersebut dapat dilakukan melalui Press Briefing yang diadakan Juru Bicara atau organisasi yang bersangkutan. Dengan ini dapat menciptakan citra organisasi atau lembaga yang positif.